All'inizio del progetto Adozioni Internazionali Modello Sicilia (AIMS) abbiamo riscontrato una situazione operativa che offriva, tra le altre, le seguenti opportunità di ottimizzazione delle procedure in essere al momento dell'analisi preliminare:

• alcune relazioni erano ancora scritte a mano
• non era identificabile, con facilità, chi aveva effettivamente in carico una determinata pratica. Le pratiche transitavano da un collega all'altro senza nessun controllo formale, anche tra i diversi enti coinvolti
• i carichi di lavoro erano poco considerati, alcune risorse infatti erano sovra- utilizzate mentre altre non erano impegnate a pieno regime
• il tempo medio di completamento di una pratica era da 6 a 12 mesi dove la legge prevede un tempo massimo di 4 mesi
• gli incontri tra i rappresentanti dei differenti enti spesso non erano obbligatori e tanto meno riconosciuta la loro importanza ai fini dell'indagine sociale e psicologico

Per riorganizzare al meglio le procedure , in collaborazione con le principali figure decisionali dei gruppi di stakeholder coinvolti, abbiamo tracciato le seguenti linee di azione:

• riduzione del tempo necessario al completamento delle relazioni, psicologica e sociale, degli aspiranti genitori adottivi
• miglioramento della qualità delle relazioni, sia in termini della forma che del metodo di redazione
• miglioramento della sicurezza dei dati trasmessi tra i diversi enti durante la procedura di indagine
• definizione delle basi per una successiva implementazione della banca dati nazionale delle adozioni così come prevista dalla Commissione Nazionale per le Adozioni Internazionali (autorità centrale italiana in applicazione della convenzione dell'Aja)

Soluzioni proposte

La soluzione proposta si centrava sull’introduzione di una piattaforma IT chiamata Master Data Center, comune a tutte le differenti amministrazioni coinvolti nel processo adottivo.

I requesiti della piattaforma erano:

• in grado di trattare workflow management complesso
• abbastanza flessibile per gestire probabili modifiche
• gestire aspetti di project management
• utilizzo di documenti elettronici con validità legale
• livelli di accesso diversificati per i user (amministratore, capogruppo ecc.)

Inoltre era necessario di standardizzare i modelli documentali e le procedure utilizzate dalle diverse amministrazioni.

L’introduzione di misure di questa natura rappresentava una serie di rischi significativi per il successo dell'iniziativa. Per esempio, molte delle persone coinvolte non avevano dimestichezza con l'uso di un personal computer o addirittura si rifiutavano di utilizzarlo; gli utenti diventavano direttamente responsabili delle attività a loro assegnate andando ad annullare i fattori, sia esterni che interni, che prima potevano servire come motivo per non completare una una pratica. In più, la presenza di differenti enti coinvolti nel progetto (Tribunali per i Minorenni, AUSL, Comuni di residenza degli aspiranti genitori adottivi, organi della Regione) rendeva necessario l’accordarsi sulla definizione degli standard delle nuove procedure e strumenti.